Correspondencias

Incluido en PLZ BSC PRO

Correspondencia permite enviar comunicaciones masivas a toda tu cartera

Gestiona los envíos masivos por correo electrónico, SMS o documento impreso. Controla en todo momento qué se ha enviado, qué está pendiente y qué no se ha podido enviar.

🗂️ Pantalla de listado

Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias. La pantalla se divide en un panel de filtros a la izquierda y la rejilla de correspondencias a la derecha.

Estado: Filtra por estado: Todos, Pendientes o Terminados.

Fecha envío: Filtra por periodo: Hoy, Ayer, Esta semana, Este mes, Este año, 1 año o más, 2 años o más, etc.

Medio envío: Filtra por canal: Todos, Documentos/Imprimir, Correo electrónico o SMS.

Buscar correspondencias: Campo de texto para localizar una correspondencia.

Criterio de búsqueda: Desplegable para elegir cómo buscar: por Fecha envío/Correspondencia, por Nº correspondencia o por Fecha.

La rejilla muestra: N.º corr., Fecha envío, Correspondencia (título o asunto), Estado, Medio envío, Destino, Relacionado, Envíos, Enviados y No enviados.

📄 Ficha de correspondencia

Al hacer doble clic en una correspondencia del listado o pulsar Nuevo, se abre la ficha de detalle. Tiene un panel principal a la izquierda con los campos y las pestañas de envío, y un panel de información a la derecha con los contadores.

Nombre Correspondencia: Título descriptivo de la correspondencia. Obligatorio.

Medio Envío: Canal: Documentos/Imprimir, Correo electrónico o SMS. Obligatorio.

Tipo Destino: A quién va dirigida: clientes, compañías, colaboradores, etc. Obligatorio.

Tipo Relación: Registro relacionado: pólizas, recibos, siniestros, etc. Obligatorio.

Notas: Campo libre para observaciones.

Nº Corresp.: Número identificativo, asignado automáticamente (solo lectura).

Fecha: Fecha de creación de la correspondencia.

Estado: Estado actual: pendiente o terminada.

Envíos / Enviados / NO enviados: Contadores en tiempo real que reflejan el progreso del envío.

Debajo de los campos hay tres pestañas con el estado de cada destinatario:

1. Pendientes de enviar: Destinatarios que aún no han recibido la correspondencia. Desde aquí puedes enviar, acceder al cliente o abrir el registro relacionado.

2. Enviados: Destinatarios a los que ya se les ha enviado correctamente.

3. No enviados: Destinatarios con error de envío. Incluye la columna Estado con el motivo del fallo.

➕ Crear una nueva correspondencia

Sigue estos pasos:

  1. Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias
  2. Haz clic en Nuevo o pulsa ALT+N.
  3. Escribe el Nombre Correspondencia con un asunto descriptivo.
  4. Selecciona el Medio Envío: correo electrónico, SMS o documento.
  5. Selecciona el Tipo Destino: clientes, compañías, etc.
  6. Selecciona el Tipo Relación: pólizas, recibos, siniestros, etc.
  7. En la pestaña Pendientes de enviar, haz clic derecho → Incluir para añadir destinatarios.
  8. Revisa la lista y excluye con clic derecho → Excluir los que no correspondan.
  9. Añade Notas si lo necesitas.
  10. Haz clic en Guardar o pulsa ALT+G.

📤 Enviar correspondencia

Sigue estos pasos:

  1. Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias
  2. Abre la correspondencia que quieres enviar haciendo doble clic sobre ella.
  3. Verifica que los destinatarios están en la pestaña Pendientes de enviar.
  4. Haz clic en el botón Enviar correos electrónicos dentro de la pestaña.
  5. Mediator procesará los envíos y moverá cada destinatario a Enviados o No enviados según el resultado.
  6. Los contadores del panel derecho se actualizarán automáticamente.

Consejo: Después de cada envío masivo, revisa la pestaña No enviados para detectar y corregir direcciones de correo incorrectas o desactualizadas en tu cartera.

🔍 Buscar y filtrar correspondencias

Sigue estos pasos:

  1. Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias
  2. Usa los filtros del panel izquierdo para acotar los resultados: Estado, Fecha envío o Medio envío.
  3. Usa el campo de búsqueda superior para localizar por título, número o fecha, por ejemplo «García» o «Allianz».
  4. Haz doble clic en la correspondencia para abrir su ficha.
  5. Para quitar todos los filtros, haz clic en Quitar filtros.

⚠️ Gestionar envíos fallidos

Sigue estos pasos:

  1. Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias
  2. Abre la correspondencia con envíos fallidos: la columna No enviados mostrará un número mayor que cero.
  3. Ve a la pestaña No enviados y revisa la columna Estado para ver el motivo del fallo.
  4. Haz clic en Cliente para acceder a la ficha del destinatario y corregir sus datos de contacto.
  5. Vuelve a la correspondencia, excluye al destinatario de No enviados e inclúyelo de nuevo en Pendientes de enviar.
  6. Pulsa Enviar correos electrónicos para reintentar el envío.

🔗 Acceder al registro relacionado

Desde cualquiera de las tres pestañas puedes navegar directamente al registro vinculado con cada destinatario:

  1. Abrir ventana Correspondencias. Menú principal → Mediador → Correspondencias
  2. Abre la correspondencia haciendo doble clic sobre ella.
  3. Selecciona un destinatario en la pestaña Pendientes de enviar, Enviados o No enviados.
  4. Haz clic en Abrir póliza (o clic derecho → Relación) para abrir el registro vinculado: póliza, recibo, siniestro, etc.
  5. Haz clic en Cliente para acceder a la ficha completa del destinatario.

🎯 Casos prácticos