¿Cómo enviar un WhatsApp a un cliente desde Mediator?

📍 Situación

Un cliente te escribe por WhatsApp preguntando si le ha llegado el recibo del seguro del coche. Tienes que buscar su póliza, mirar el estado del recibo y contestarle con los datos. Hasta ahí, todo normal.

El problema es que mientras escribes el WhatsApp desde el móvil, no ves la pantalla del ordenador. Tienes que recordar los datos, escribir el mensaje a mano, y luego volver a Mediator para registrar la conversación. Y si al día siguiente el cliente llama diciendo que no le llegó el mensaje, no tienes forma de demostrar que se lo enviaste.

😓 El problema

Cuando tienes que escribir un WhatsApp desde el móvil:

No ves los datos del cliente, la póliza o el recibo mientras escribes
No queda registro de lo que enviaste (fecha, hora, contenido)
Tienes que escribir a mano números de póliza, fechas de vencimiento, importes
Cambias de aplicación constantemente: móvil, ordenador, móvil, ordenador

Cada WhatsApp que envías fuera de Mediator es tiempo perdido y un agujero en tu trazabilidad.

✅ Solución con Mediator

Mediator te permite redactar y enviar WhatsApp directamente desde la pantalla del cliente, la póliza, el recibo, el siniestro o la oportunidad de venta. Sin coger el móvil. Sin salir del programa.

Requisito previo: WhatsApp vinculado

Antes de enviar, tienes que tener el WhatsApp del móvil vinculado con Mediator. Si no lo has hecho aún, ve al caso práctico ¿Cómo configurar WhatsApp en Mediator? y sigue los pasos.

Paso 1: Abre la pantalla desde la que quieres enviar

Entra en la ficha del cliente, póliza, recibo, siniestro u oportunidad de venta.

Paso 2: Ve a la pestaña WhatsApp

Haz clic en la pestaña WhatsApp. Se cargará el panel con el chat de web.whatsapp.com y los controles para enviar.

Paso 3: Selecciona el destinatario

En la parte superior verás:

Enviar a: elige el tipo de destinatario (por ejemplo, «Tomador» si envías desde una póliza, o «Cliente» si envías desde la ficha del cliente). Las opciones cambian según el tipo de entidad desde la que entres.
Contacto: selecciona el contacto concreto. Si el cliente tiene varios teléfonos (Whatsapp 1, Whatsapp 2, Whatsapp 3), aparecen en un desplegable para que elijas el número correcto.

Paso 4: Pulsa Redactar

Haz clic en el botón Redactar. Se abre la ventana Enviar Mensaje con todos los datos del destinatario ya precargados: nombre, teléfono y tipo de entidad.

Paso 5: Elige el saludo

En el campo Saludo, selecciona cómo quieres empezar el mensaje:

Buenos días + [Persona contacto]
Buenas tardes + [Persona contacto]
Buenas noches + [Persona contacto]
Hola + [Persona contacto]
Estimado / Estimada + [Persona contacto]

El saludo se añade automáticamente al principio del mensaje con formato WhatsApp (negrita).

Paso 6 (opcional): Usa un mensaje predefinido

Si tienes creados mensajes predefinidos, selecciona uno del desplegable Mensaje predefinido. El asunto y el cuerpo se rellenan solos, con los campos dinámicos ya sustituidos por los datos del cliente, la póliza o el recibo. También puedes pulsar Nuevo para crear uno sobre la marcha o pulsar Abrir para modificarlo.

Paso 7: Escribe o ajusta el mensaje

En el campo Mensaje puedes escribir libremente o retocar el texto del mensaje predefinido. A la derecha verás la previsualización del mensaje completo, con el saludo y la firma incluidos.

Paso 8 (opcional): Añade la firma

Marca «Añadir Firma usuario» para que Mediator añada automáticamente tus datos profesionales al final del mensaje: nombre, puesto, web, teléfono y correo de la empresa. La firma se configura desde los datos del usuario en Mediator.

Paso 9: Comprueba el asunto

El campo Asunto es obligatorio —no se envía, pero se guarda en el registro de comunicados para que puedas buscar después qué mensaje enviaste. Pon algo descriptivo como «Aviso vencimiento recibo coche Juan García» o «Seguimiento siniestro 2026-00123».

Paso 10: Envía

Pulsa Enviar (Alt + V). Mediator te pedirá confirmación: «¿Enviar mensaje whatsapp?». Al confirmar, el mensaje se pega en la caja de texto del chat del cliente en WhatsApp Web. Solo tienes que pulsar el botón de enviar de WhatsApp Web para que se entregue.

Enviar y programar tarea (opcional)

Si además del WhatsApp necesitas crear un recordatorio en tu agenda (por ejemplo, llamar al cliente en 3 días), pulsa «Enviar y programar tarea». Mediator envía el WhatsApp y crea una tarea en la agenda con la fecha actual y el asunto que pusiste.

¿Qué pasa después?

El mensaje queda registrado en la tabla de Comunicados de Mediator con la fecha, hora, destinatario, teléfono, asunto y el texto completo. Puedes consultar este histórico desde la pestaña Comunicados del cliente, la póliza, el recibo, el siniestro o la oportunidad de venta correspondiente, o desde el menú Correspondencia.

🎯 Resultado

Ahora puedes enviar un WhatsApp a un cliente con los datos de su póliza, recibo, siniestro u oportunidad de venta sin salir de Mediator, sin coger el móvil, sin copiar números a mano. El mensaje se envía desde el propio programa, queda registrado automáticamente y puedes demostrar en cualquier momento qué enviaste y cuándo.