📍 Situación
Un cliente te llama porque ha tenido un golpe con el coche. Necesitas que te envíe las fotos por WhatsApp para abrir el siniestro cuanto antes. Abres Mediator, localizas al cliente en el buscador, entras en su ficha… y ahí está todo lo que necesitas: sus datos, sus pólizas, sus recibos.
Pero para escribirle por WhatsApp tienes dos opciones, y no todas valen igual.
😓 El problema
Si escribes el mensaje directamente en la ventana de WhatsApp Web que se abre dentro de Mediator, el texto se envía pero no queda registrado en el histórico de comunicaciones. Dentro de una semana, cuando necesites recordar qué le dijiste o a qué hora, no tendrás ni rastro.
Si en cambio coges el móvil y escribes desde allí, el problema es el mismo: la conversación se pierde, no queda vinculada al cliente y no puedes demostrar que enviaste el mensaje.
Además, cambiar de herramienta —mirar el número en Mediator, abrir WhatsApp en el móvil, escribir— rompe el flujo de trabajo y te hace perder tiempo en cada gestión.
✅ Solución con Mediator
Con el módulo WhatsApp activado, puedes redactar y enviar un WhatsApp desde la ficha del cliente usando el botón Redactar. Este botón abre el diálogo de envío con saludo, mensaje predefinido, firma y asunto. Al enviar desde ese diálogo, el mensaje sí queda registrado en Comunicados y vinculado al cliente.
Paso 1: Abrir la ficha del cliente
Menú principal → CRM → Clientes
Busca al cliente y ábrelo haciendo doble clic o pulsando Intro.
Paso 2: Ir a la pestaña «WhatsApp»
Dentro de la ficha del cliente, localiza las pestañas de trabajo en la parte inferior derecha. Haz clic en «WhatsApp» (o pulsa Alt+W).
Nota: esta pestaña solo aparece si tienes contratado el módulo WhatsApp de Mediator.
Se cargará el panel con WhatsApp Web y los controles de envío.
Paso 3: Seleccionar el contacto
En la parte superior del panel verás:
- Enviar a: el tipo de destinatario (Cliente, Colaborador, etc.).
- Contacto: selecciona el contacto concreto. Si el cliente tiene varios teléfonos registrados (Whatsapp 1, Whatsapp 2, Whatsapp 3), aparecen en el desplegable para que elijas el número correcto.
Paso 4: Pulsar Redactar (no escribas directamente en el chat)
Aquí está la clave. En el panel de WhatsApp hay dos formas de enviar:
- ❌ Escribir directamente en la ventana de WhatsApp Web → el mensaje se envía, pero NO queda registrado en Comunicados de Mediator.
- ✅ Pulsar el botón «Redactar» → se abre la ventana Enviar Mensaje con todos los datos precargados. Al enviar desde aquí, el mensaje sí queda registrado en Comunicados.
Pulsa Redactar.
Paso 5: Elegir el saludo
En el campo Saludo, selecciona cómo quieres empezar el mensaje:
- Buenos días + [Persona contacto]
- Buenas tardes + [Persona contacto]
- Buenas noches + [Persona contacto]
- Hola + [Persona contacto]
- Estimado / Estimada + [Persona contacto]
El saludo se añade automáticamente al principio del mensaje con formato WhatsApp (negrita).
Paso 6 (opcional): Usar un mensaje predefinido
Si tienes creados mensajes predefinidos, selecciona uno del desplegable Mensaje predefinido. El cuerpo se rellena solo, con los campos dinámicos ya sustituidos por los datos del cliente (nombre, teléfono, etc.).
También puedes pulsar Nuevo para crear uno sobre la marcha o Abrir para modificarlo.
Paso 7: Escribir o ajustar el mensaje
En el campo Mensaje puedes escribir libremente o retocar el texto del mensaje predefinido. A la derecha verás la previsualización del mensaje completo, con el saludo y la firma incluidos.
Paso 8 (opcional): Añadir la firma
Marca «Añadir Firma usuario» para que Mediator añada automáticamente tus datos profesionales al final del mensaje: nombre, puesto, web, teléfono y correo de la empresa.
Paso 9: Rellenar el asunto
El campo Asunto es obligatorio. No se envía al cliente, pero se guarda en el registro de Comunicados para que puedas buscar después qué mensaje enviaste. Pon algo descriptivo como «Solicitud fotos siniestro coche» o «Aviso documentación pendiente».
Paso 10: Enviar
Pulsa Enviar (Alt + V). Mediator te pedirá confirmación. Al confirmar, el texto se pega en la caja del chat de WhatsApp Web. Solo tienes que pulsar el botón de enviar de WhatsApp Web para que se entregue.
Enviar y programar tarea (opcional)
Si además del WhatsApp necesitas crear un recordatorio (por ejemplo, llamar al cliente en 3 días para confirmar que recibió las fotos), pulsa «Enviar y programar tarea». Mediator envía el WhatsApp y crea una tarea en la agenda.
¿Qué pasa después?
El mensaje queda registrado en la tabla de Comunicados de Mediator con la fecha, hora, destinatario, teléfono, asunto y el texto completo. Puedes consultar este histórico desde la pestaña Comunicados del cliente.
🎯 Resultado
Envías el WhatsApp sin salir de Mediator, con un mensaje profesional que incluye saludo y firma, y toda la conversación queda registrada en el histórico del cliente. Sin coger el móvil, sin perder el contexto y con trazabilidad completa.
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