¿Cómo crear y gestionar mensajes predefinidos para ahorrar tiempo?

📍 Situación

Cada semana repites los mismos mensajes: «Le recordamos que el recibo de su póliza X vence el día Y», «Feliz cumpleaños, gracias por confiar en nosotros», «Su póliza X está a punto de vencer, llámenos para renovar».

El contenido es siempre el mismo, solo cambian el cliente, la póliza, el importe o la fecha. Pero cada vez tienes que abrir el correo, escribir el texto desde cero, buscar el número de póliza, copiar la fecha de vencimiento… y al final, media hora para enviar cinco avisos.

😓 El problema

Redactar cada comunicación desde cero te hace perder tiempo y te expone a errores. Un día te equivocas con la fecha de vencimiento. Otro día olvidas incluir el teléfono de urgencias. Y cuando tienes prisa, escribes un mensaje poco claro que genera llamadas de clientes desorientados.

Además, cada mensaje que redactas tiene que mantener la imagen de tu correduría: el tono, el saludo, la despedida, los datos de contacto. Si cada vez lo escribes de nuevo, el resultado depende de las prisas de cada momento.

✅ Solución con Mediator

Los mensajes predefinidos son plantillas reutilizables que guardas una vez y usas todas las veces que quieras. Incluyen campos dinámicos —como [CliNombre], [PolPoliza] o [RecVto]— que se rellenan automáticamente con los datos del cliente, la póliza o el recibo desde el que envías.

Cada mensaje tiene tres variantes según el canal: correo electrónico (con asunto y cuerpo HTML), WhatsApp y SMS. Así creas una sola plantilla y la usas en cualquier medio.

Paso 1: Abrir el gestor de mensajes predefinidos

Menú principal → Utilidades → Mensajes predefinidos

Se abre una ventana con el listado de todos los mensajes que has creado. A la derecha, los datos del mensaje seleccionado.

Paso 2: Crear un nuevo mensaje

Pulsa el botón Nuevo en la barra de herramientas. Se habilitan los campos de la derecha para rellenar los datos.

Paso 3: Configurar los datos generales

Nombre: un nombre descriptivo que te permita identificar el mensaje («Aviso vencimiento recibo», «Felicitación cumpleaños», «Cambio horario verano»)
Activo: «Sí» para que esté disponible al enviar. Si marcas «No», el mensaje se guarda pero no aparece en los desplegables al enviar.
Disponible para enviar desde: el tipo de entidad desde la que se enviará este mensaje (Clientes, Pólizas, Recibos, Siniestros, etc.). Las opciones dependen del plan contratado.
Destinatario: el tipo de destinatario según la entidad. Por ejemplo, para una póliza puedes enviar al Tomador, al Propietario, al Conductor habitual, etc. La opción «(Todos)» lo deja abierto.

Paso 4: Rellenar el contenido para cada canal

El mensaje tiene tres pestañas:

Correo electrónico

Asunto: el asunto del correo (obligatorio). Ej: «Su recibo de la póliza [PolPoliza] está próximo a vencer»
Cuerpo: el texto del correo. Puedes usar formato y añadir campos dinámicos desde el panel de la derecha.

Cuerpo: el mensaje que se enviará por WhatsApp. Sin asunto, directo al chat.

SMS

Cuerpo: el mensaje para SMS. Máximo 800 caracteres. Sin asunto.

Las pestañas de WhatsApp y SMS solo están visibles si tienes contratados esos módulos.

Paso 5: Insertar campos dinámicos

A la derecha del editor hay un panel con dos secciones:

Fichero datos: selecciona la tabla de datos (Cliente, Póliza, Recibo, etc.) según el tipo de entidad que hayas elegido.
Lista de campos: al seleccionar un fichero, se muestran los campos disponibles. Puedes añadirlos al mensaje:
- Haciendo doble clic sobre el campo
- Seleccionándolo y pulsando Añadir

Los campos se insertan con el formato [NombreCampo] y al enviar el mensaje, Mediator los reemplaza automáticamente por los valores reales.

Campos de uso frecuente:

Campo	Se rellena con
`[CliNombre]`	Nombre del cliente o tomador
`[PolPoliza]`	Número de póliza
`[RecVto]`	Fecha de vencimiento del recibo
`[RecTotal]`	Importe total del recibo
`[SinDes]`	Descripción del siniestro
`[PatDescripcion]`	Descripción patrimonio/riesgo asegurado
`[CliNif]`	Nif del cliente o tomador
`[CiaNombre]`	Nombre aseguradora
`[PrdTelAsistencia]`	Teléfono asistencia aseguradora

Paso 6: Guardar y usar

Pulsa Guardar. El mensaje ya está disponible en los diálogos de envío de correo electrónico, WhatsApp y SMS.

Cada vez que vayas a enviar una comunicación desde una póliza, recibo o cliente, el mensaje predefinido aparecerá en el desplegable «Mensaje predefinido» del diálogo de envío. Al seleccionarlo, se rellenan automáticamente el asunto y el cuerpo con los datos del cliente sustituidos.

Paso 7 (opcional): Duplicar un mensaje existente

Si tienes un mensaje parecido al que necesitas, selecciona el mensaje original y pulsa el botón Duplicar. Se crea una copia con el nombre «Copia de …» y puedes modificarla sin perder el original. La copia se crea como inactiva para que no aparezca en los desplegables hasta que la actives.

🎯 Resultado

Ahora, cuando necesites avisar a los clientes de un cambio de horario, recordarles el vencimiento de un recibo o felicitarles el cumpleaños, solo tienes que seleccionar el mensaje predefinido. Mediator rellena los datos de cada cliente automáticamente. Lo que antes te llevaba media hora, ahora son dos minutos.

Los mensajes son consistentes, incluyen siempre los datos correctos y mantienen la imagen profesional de tu correduría.